01
Gambaran alur
Pengadaan yang sehat lebih dari sekadar menerbitkan PO. Ia adalah jembatan yang menghubungkan kebutuhan lapangan, anggaran, vendor, gudang, dan keuangan. Ketika jembatan itu kokoh, barang datang sesuai pesanan, pembelian tetap dalam anggaran, dan vendor dibayar tepat atas apa yang benar-benar mereka kirim. Semua pihak diuntungkan.
- Kebutuhan muncul dari lapangan atau dari anggaran, lalu diajukan sebagai bon permintaan.
- Bon disetujui sesuai jalur persetujuan.
- Tim pengadaan membandingkan penawaran vendor dan menerbitkan PO.
- PO disetujui, ditandatangani, dan dikirim kepada vendor.
- Barang tiba dan dicatat dalam berita acara penerimaan.
- Barang rusak atau tidak sesuai dikembalikan melalui retur.
- Tagihan vendor dicocokkan dengan PO dan barang yang diterima, lalu dibayar.
02
Menjaga pembelian dalam anggaran
- Bebankan setiap PO pada item anggaran yang jelas, agar pembelian selalu dapat dibandingkan dengan rencana.
- Bandingkan total pengadaan dengan pagu biaya; PO yang melampauinya mendapat persetujuan dari tingkat yang lebih tinggi.
- Terima barang sesuai jumlah pesanan, dan catat barang rusak terpisah dari yang diterima baik.
- Simpan bukti dengan rapi: surat jalan, foto barang, dan dokumen PO.
03
Pencocokan tiga arah
Pencocokan tiga arah (three-way match) membandingkan PO, bukti penerimaan, dan tagihan vendor sebelum pembayaran. Tagihan dibayar sebesar barang yang benar-benar diterima dengan harga yang disepakati di PO. Praktik ini adil bagi vendor dan melindungi perusahaan; selisih yang ada cukup dijelaskan tertulis dan disetujui pada tingkat yang lebih tinggi.
04
Hal yang sering menghambat
- PO tanpa rujukan item anggaran, sehingga sulit mengetahui pos mana yang terbebani.
- Barang diterima tanpa berita acara, sehingga stok dan tagihan sulit dicocokkan.
- Barang rusak baru disadari setelah tagihan dibayar.
- Penawaran vendor tersebar di berbagai pesan dan sulit ditelusuri.
Bagaimana Proyektra membantu
- Bon Material dapat diajukan langsung dari lapangan oleh site manager, site engineer, supervisor, logistik, dan storekeeper, tanpa harus memegang modul Pengadaan. Bon yang disetujui diproses menjadi PO oleh tim pengadaan.
- PO dibebankan pada komponen bahan RAP bila RAP terpasang, pada item RAB yang disahkan bila hanya RAB yang terpasang, atau pada daftar kebutuhan bila hanya Pengadaan yang terpasang. Sistem menyesuaikan diri dengan modul yang Anda pakai.
- PO yang membuat total pengadaan melampaui pagu RAP otomatis diteruskan kepada Direktur sebagai langkah persetujuan terakhir.
- Barang diterima melalui Berita Acara Penerimaan: jumlah diterima dan rusak per baris PO, tanggal, nomor dan berkas surat jalan, serta foto. PO dapat diterima bertahap dan berstatus Diterima Sebagian sampai lengkap.
- Hanya barang dalam kondisi baik yang masuk stok gudang melalui kartu stok. Barang rusak otomatis menjadi retur yang diajukan melalui jalur persetujuan.
- Retur diselesaikan dengan penggantian barang atau refund/potong tagihan; refund tercatat sebagai nota kredit di Keuangan dengan jurnal balik.
- Tagihan dari PO dapat diajukan setelah barang diterima. Batas tagihan adalah barang diterima dikurangi retur yang belum selesai, dikalikan harga PO. Tagihan di atas batas disertai alasan dan diteruskan kepada Direktur.
- Dashboard Pengadaan memantau kebutuhan bahan, sewa alat, dan subkontraktor. Subkontraktor dikontrakkan melalui SPK di modul Lapangan.
Pengadaan yang transparan membuat vendor terbaik betah bekerja sama dengan Anda.
