01
Terlalu banyak laporan, terlalu sedikit jawaban
Seorang direktur yang memimpin beberapa proyek sekaligus biasanya menerima banyak laporan: laporan harian lapangan, rekap material, foto progres, dan tabel Excel dari setiap proyek. Semuanya berguna, namun jarang ada waktu membaca semuanya. Akibatnya, masalah sering baru terdengar saat sudah menjadi telepon dari pemberi kerja.
Pimpinan tidak membutuhkan semua data. Pimpinan membutuhkan sedikit angka yang selalu dihitung dengan cara yang sama, dari sumber yang sama, sehingga perubahannya dari minggu ke minggu bisa dipercaya.
02
Lima angka yang menjawab pertanyaan pimpinan
- Deviasi jadwal — selisih progres realisasi terhadap rencana pada Kurva S. Angka negatif yang bertambah dua minggu berturut-turut adalah tanda untuk bertanya.
- Biaya terserap dibandingkan progres — persentase anggaran pelaksanaan yang sudah terpakai, disandingkan dengan persentase progres fisik. Biaya yang berlari lebih cepat dari progres adalah tanda awal margin menyusut.
- Tagihan yang belum cair — nilai termin yang sudah diajukan atau sudah berhak diajukan namun belum diterima.
- Proyeksi kas beberapa minggu ke depan — kebutuhan bayar mandor, vendor, dan gaji dibandingkan dengan perkiraan penerimaan.
- Dokumen yang menunggu keputusan — SPK, PO, opname, atau adendum yang tertahan di meja seseorang dan menghambat lapangan.
Angka pertama dan kedua menjawab "apakah proyek ini sehat?". Angka ketiga dan keempat menjawab "apakah perusahaan ini sehat?". Angka kelima menjawab "apa yang harus saya putuskan minggu ini?".
03
Contoh membaca tiga proyek dalam satu tabel
Ilustrasi rekap mingguan untuk tiga proyek berjalan. Angka berikut adalah contoh.
| Proyek | Rencana (%) | Realisasi (%) | Deviasi (%) | Biaya terserap (%) | Tagihan belum cair (Rp) |
|---|---|---|---|---|---|
| Gedung kantor A | 42,0 | 38,5 | −3,5 | 45,0 | 350.000.000 |
| Perumahan B | 60,0 | 61,2 | +1,2 | 58,0 | 0 |
| Gudang C | 15,0 | 15,0 | 0,0 | 22,0 | 120.000.000 |
| Jumlah | 470.000.000 |
- Gedung kantor A butuh perhatian pertama: terlambat 3,5% dan biayanya sudah terserap 45% padahal progres baru 38,5%. Dua tanda sekaligus.
- Perumahan B sehat: sedikit lebih cepat dari rencana dan biaya terserap di bawah progres.
- Gudang C tepat jadwal, namun biaya terserap 22% untuk progres 15%. Bisa wajar bila ada pembelian material di awal; cukup ditanyakan, bukan dikhawatirkan.
- Rp 470 juta tagihan belum cair adalah bahan pembicaraan dengan bagian keuangan minggu ini.
04
Syarat agar angkanya bisa dipercaya
- Satu sumber. Angka progres, biaya, dan tagihan berasal dari dokumen yang sudah disahkan, bukan dari rekap yang diketik ulang.
- Satu cara hitung. Deviasi dan persentase dihitung dengan rumus yang sama di semua proyek, sehingga proyek bisa dibandingkan.
- Tepat waktu. Angka minggu ini tersedia minggu ini, bukan setelah rekap akhir bulan.
- Bisa ditelusuri. Saat sebuah angka mengejutkan, pimpinan bisa membuka dokumen yang membentuknya.
Bagaimana Proyektra membantu
- Dashboard tingkat pimpinan merangkum proyek dalam lingkup Direktur, dengan status kinerja setiap proyek dan arus kas gabungan.
- Status kinerja proyek diturunkan dari fakta: tanggal SPMK, jadwal WBS yang terkunci, deviasi Kurva S, dan persentase yang sudah ditagih. Status tidak diketik tangan, sehingga tidak tertinggal dari keadaan sebenarnya.
- Bobot kegiatan di Penjadwalan mengikuti item RAB, sehingga Kurva S rencana dan realisasi tersambung langsung ke anggaran.
- Realisasi & Kendali menyandingkan biaya dengan RAP per item, dengan ambang aman, waspada, dan melampaui yang Anda tetapkan sendiri.
- Dokumen yang menunggu persetujuan tampil sebagai kartu approval di setiap modul, sehingga keputusan yang tertahan terlihat.
Lima menit setiap Senin pagi cukup untuk tahu ke mana perhatian minggu ini harus diarahkan.
06
Pertanyaan yang sering diajukan
Apakah direktur perlu melihat laporan harian lapangan?
Tidak setiap hari. Laporan harian adalah bahan bagi site manager dan PM. Pimpinan cukup melihat ringkasannya, dan membuka laporan harian hanya saat ada angka yang perlu dijelaskan.
Bagaimana bila proyek belum memakai Kurva S?
Mulailah dari daftar pekerjaan dan bobot nilainya terhadap kontrak. Bobot itulah yang membentuk Kurva S. Tanpa bobot, persentase progres hanya perkiraan.
Angka mana yang paling dulu memberi tanda bahaya?
Biasanya biaya terserap yang lebih tinggi dari progres fisik. Angka ini bergerak lebih awal daripada keterlambatan jadwal dan jauh lebih awal daripada laporan laba rugi.
